Koszt wdrożenia to jedna z pierwszych kwestii podnoszonych przy wyborze Shopify. O ile abonament platformy można stosunkowo łatwo sprawdzić, o tyle koszt zaprojektowania i uruchomienia sklepu zależy od znacznie większej liczby elementów.

Shopify dostarcza gotową platformę e-commerce i wiele funkcji, z których można korzystać bez pisania kodu. Nie oznacza to jednak, że każdy sklep wymaga podobnego nakładu pracy. Inaczej wygląda uruchomienie niewielkiego sklepu opartego na gotowym motywie, a inaczej migracja działającego sklepu z dedykowanym projektem UX, integracjami i rozbudowaną logiką biznesową.

Sklep oparty na gotowym motywie, podstawowej konfiguracji oraz niewielkim katalogu produktów może powstać w kilka dni. Pełne wdrożenie dla firmy, która ma rozbudowane procesy, integracje i indywidualne wymagania co do designu, może natomiast zająć kilkaset godzin. W dalszej części pokażemy, jak wygląda ta skala w projektach Hyper Effekt i jakie czynniki najbardziej wpływają na wycenę.

Dlaczego posługujemy się godzinami?

Projekty wdrożeniowe w Hyper Effekt realizujemy w modelu time & materials, czyli rozliczamy rzeczywiście wykonaną pracę. Estymacja pozwala wcześniej określić przewidywany nakład godzin i zaplanować budżet, ale nie zamyka projektu w sztywnych ramach i określonej kwocie.

Fixed price może dobrze sprawdzać się przy mniejszych, dobrze zdefiniowanych zadaniach. Przy większych wdrożeniach e-commerce część decyzji i zależności ujawnia się dopiero w trakcie projektu, dlatego uznajemy T&M za bardziej praktyczny.

Warto przy tym zaznaczyć, że to wybór naszego sposobu pracy, a nie uniwersalny standard rynku. Inne agencje mogą rozliczać podobne projekty w modelu fixed price albo w modelu mieszanym.

Ile pracy wymaga wdrożenie Shopify?

Wśród realizowanych przez nas projektów mniejsze wdrożenia zaczynają się od około 160 godzin. Typowe wdrożenie zajmuje nam około 250–350 godzin, a bardziej złożone projekty i migracje mogą dojść do 400–600 godzin.

Na liczbę godzin wpływają przede wszystkim zakres pracy i odpowiedzialności. Przy większym wdrożeniu trzeba najpierw zdecydować, jak sklep ma działać, a następnie zaprojektować jego kluczowe widoki i rozwiązania techniczne, wdrożyć je, sprawdzić, poprawić i przygotować sklep do uruchomienia sprzedaży. Do tego dochodzi komunikacja z klientem i podejmowanie decyzji w trakcie projektu.

Każde rozwiązanie trzeba więc nie tylko wykonać, ale też przemyśleć i przetestować. Jeśli podczas testów pojawia się problem, ktoś musi znaleźć jego przyczynę i go naprawić. Jeżeli daną potrzebę biznesową można zrealizować na kilka sposobów, zespół powinien ocenić, które podejście będzie rozsądne również po uruchomieniu sklepu.

W typowym projekcie Hyper Effekt godziny rozkładają się między projektowanie, wdrożenie motywu, konfigurację Shopify, integracje, testy, uruchomienie i prowadzenie projektu. Proporcje za każdym razem są inne. Przy jednym sklepie najwięcej pracy może wymagać frontend, przy innym integracja z zewnętrznym systemem. W migracji dużą częścią projektu może okazać się uporządkowanie i przebudowanie danych.

Dlatego liczba podstron czy produktów sama w sobie niewiele mówi o koszcie wdrożenia Shopify. Dwa sklepy działające na tej samej platformie mogą wymagać zupełnie innego nakładu pracy.

Od widełek do dokładnej wyceny

Jeżeli klient potrafi dość precyzyjnie określić swoje potrzeby, już podczas pierwszej rozmowy często jesteśmy w stanie podać orientacyjny nakład pracy. Możemy na przykład ocenić, że sklep oparty na zmodyfikowanym motywie, korzystający głównie ze standardowych funkcji Shopify, prawdopodobnie znajdzie się w typowym dla nas przedziale 250–350 godzin.

Takie widełki są przydatne, bo pozwalają szybko sprawdzić, czy zakładany budżet jest realistyczny. Dają też punkt odniesienia do porównania pierwszych propozycji różnych wykonawców. Nadal jest to jednak estymacja oparta na początkowych założeniach.

Dokładniejsza wycena powstaje po opracowaniu architektury e-commerce. W jej ramach prowadzimy warsztaty discovery oraz przygotowujemy plan, który porządkuje wymagania i pozwala określić konkretny zakres wdrożenia. Architektura jest rozliczana osobno, w stałej cenie, więc nie wchodzi do późniejszej estymacji godzinowej realizacji.

Warsztaty nie służą tylko przygotowaniu wyceny. Ich ważniejszym celem jest przełożenie początkowego pomysłu na rozwiązanie, które rzeczywiście można wdrożyć. W ich trakcie może się okazać, że część wcześniejszych założeń nie jest najlepszym rozwiązaniem. Funkcję, która początkowo wydawała się konieczna, czasem da się zastąpić prostszym mechanizmem. Zdarza się też odwrotnie: pozornie niewielkie wymaganie ujawnia dodatkową integrację albo zmianę modelu danych.

Po opracowaniu architektury zakres można rozpisać na konkretne obszary prac, takie jak projektowanie, wdrożenie motywu czy konfiguracja sklepu, a następnie na mniejsze zadania. Dopiero na tej podstawie powstaje właściwa estymacja.

Główne czynniki kosztu wdrożenia

Najwięcej godzin zwykle pochłaniają elementy wychodzące poza standardowe możliwości platformy. Mocno zmodyfikowany motyw z dużą liczbą interakcji i animacji będzie wymagał więcej pracy niż sklep zbudowany głównie z gotowych sekcji. Podobnie jest z konfiguratorami produktów, nietypową logiką zakupową czy zaawansowanymi systemami rekomendacyjnymi.

Każde takie rozwiązanie trzeba zaprojektować, wdrożyć, połączyć z resztą sklepu i przetestować w różnych scenariuszach.

Osobną kategorią są integracje z systemami zewnętrznymi. Shopify może być tylko jednym z kilku systemów używanych przez firmę. Zamówienia, produkty, ceny, stany magazynowe czy dane klientów mogą przepływać pomiędzy sklepem a ERP, OMS-em, PIM-em, systemem obsługi realizacji zamówień (fulfillment) albo innymi narzędziami.

Koszt integracji zależy nie tylko od liczby systemów. Znaczenie ma również jakość ich API, dokumentacja, model danych i to, jakie procesy trzeba pomiędzy nimi odwzorować.

Przy migracji często najwięcej problemów sprawiają dane.

Jeżeli katalog jest uporządkowany i można go odwzorować w Shopify bez większych zmian, migracja jest stosunkowo przewidywalna. Sytuacja komplikuje się, gdy równolegle trzeba poprawiać jakość danych albo zmieniać ich strukturę.

Załóżmy, że w starym sklepie cały opis produktu znajduje się w jednym polu. W nowym sklepie chcemy osobno przechowywać skład, sposób użycia, parametry techniczne i dodatkowe informacje wyświetlane w różnych częściach karty produktu. Samo przeniesienie danych nie rozwiązuje wtedy problemu. Trzeba je najpierw rozdzielić, uporządkować, a czasami również uzupełnić o informacje, których wcześniej w ogóle nie było.

Przy dużym katalogu taka praca może mieć większy wpływ na budżet niż sam import produktów.

Kiedy nie warto budować od zera?

Niestandardowe rozwiązania dają dużą swobodę, ale nie zawsze są najlepszym sposobem wykorzystania budżetu.

Jeżeli architektura dobrego motywu z Shopify Theme Store jest zbliżona do potrzeb marki, można wykorzystać istniejącą bazę i skoncentrować wdrożenie na elementach, które rzeczywiście wymagają zmian. Problem pojawia się wtedy, gdy podczas dostosowywania zaczynamy zmieniać niemal każdy istotny element motywu. Oszczędność szybko znika i w pewnym momencie rozsądniej jest zbudować własny motyw od początku.

Podobnie wygląda kwestia aplikacji. Gotowe rozwiązanie może być rozliczane w abonamencie, który początkowo wydaje się wysoki, ale stworzenie własnego odpowiednika wymaga zaprojektowania, prac programistycznych, testów i późniejszego utrzymania. Przy nowych sklepach często lepiej zacząć od istniejącej aplikacji, sprawdzić funkcję w praktyce i dopiero później zdecydować, czy własne rozwiązanie uzasadnia dodatkowy koszt.

Czy Shopify Plus oznacza wyższy koszt?

W naszej praktyce koszt wdrożenia Shopify Plus jest często wyższy przy bardziej złożonych projektach, ale nie wynika to z samego wyboru planu Plus. Różnica bierze się przede wszystkim z profilu firm, które korzystają z Shopify Plus.

Są to zazwyczaj większe firmy o wyższej skali sprzedaży online. Częściej migrują z istniejącej platformy, niż budują pierwszy sklep od zera. Mają już procesy, integracje i funkcjonalności, które trzeba odtworzyć, przeprojektować albo zastąpić innym rozwiązaniem. Firmy te częściej wybierają również niestandardowe motywy i potrzebują bardziej zaawansowanych mechanizmów dopasowanych do własnej organizacji.

Dlatego większość pełnych wdrożeń Shopify Plus realizowanych przez Hyper Effekt mieści się mniej więcej w przedziale 250–400 godzin. Bardziej skomplikowane migracje mogą jednak wyjść poza ten zakres. To również zakres z naszej praktyki, a nie standard dla każdego projektu Shopify Plus.

Z punktu widzenia wyceny ważniejsze od samego planu abonamentowego Shopify jest to, co sklep ma robić, jakie procesy trzeba obsłużyć i z jakiego środowiska startuje firma.

Co nie mieści się w estymacji wdrożenia?

Porównując budżety, warto sprawdzić, co konkretnie oznacza w danej ofercie „wdrożenie”.

W naszych estymacjach 250–350 godzin obejmuje pracę od projektu do uruchomienia sklepu. Architektura e-commerce poprzedzająca realizację jest częścią całego procesu, ale w Hyper Effekt rozliczamy ją osobno w stałej cenie.

Poza estymacją mogą znaleźć się przygotowanie tekstów, zdjęć i innych materiałów, wprowadzanie danych oraz praca zewnętrznych dostawców. Jeśli integrujemy Shopify z systemem innej firmy, nasze godziny obejmują pracę po stronie Hyper Effekt, ale dostawca ERP, OMS-u czy innego narzędzia może osobno rozliczać swoją część.

Osobno trzeba liczyć koszty korzystania z ekosystemu Shopify: abonament platformy, aplikacje, opłaty związane z płatnościami i zewnętrzne systemy. Nie są one częścią estymacji pracy agencji i omawiamy je szerzej w osobnym materiale o opłatach Shopify i Shopify Plus.

Jak porównywać wyceny agencji?

Sama stawka godzinowa nie daje pełnego obrazu kosztu projektu. Niższa stawka połączona z większą liczbą godzin może oznaczać wyższy końcowy budżet niż wyższa stawka przy mniejszej estymacji. Z drugiej strony sama liczba godzin też nie mówi, czy dwie firmy wyceniają dokładnie tę samą pracę.

Najważniejsze jest więc porównanie zakresu. Czy w obu wycenach znajduje się projekt UX? Kto odpowiada za konfigurację sklepu i testy? Czy prowadzenie projektu jest częścią estymacji? Kto zajmuje się danymi? Gdzie kończy się odpowiedzialność agencji, a zaczyna praca klienta lub zewnętrznych dostawców?

Znaczenie ma też moment, w którym powstała wycena. Estymacja przedstawiona po pierwszej rozmowie z konieczności bazuje na większej liczbie założeń niż wycena przygotowana po opracowaniu architektury e-commerce i rozpisaniu rozwiązania na konkretne zadania. Nie oznacza to, że pierwsze widełki są bezużyteczne. Pozwalają szybko ocenić skalę inwestycji i zdecydować, czy warto przechodzić do szczegółowego planowania.

Od czego zacząć wycenę wdrożenia Shopify?

Punktem wyjścia do sensownej wyceny jest możliwie dobre określenie tego, co rzeczywiście ma zostać wdrożone. Znaczenie mają nie tylko wymagane funkcje, ale też integracje, stan danych, zakres prac projektowych i to, w jakim stopniu można wykorzystać standardowe możliwości Shopify.

Jeśli zakres jest już wstępnie określony, podczas pierwszej rozmowy możemy zwykle oszacować przybliżoną liczbę potrzebnych godzin. Dokładniejsza wycena powstaje po uporządkowaniu wymagań i przełożeniu ich na konkretny plan realizacji.

Im lepiej określony zakres, tym bardziej użyteczna staje się sama wycena, zarówno przy planowaniu budżetu, jak i porównywaniu ofert różnych wykonawców.